ARCHIVO ESTANDARIZADO PARA LISTA DE PARTICIPANTES

DE EVENTOS CIENTÍFICOS

El Archivo Estandarizado es un archivo de Excel 2007 que está orientado a homogenizar el formato que manejan los Organizadores de Eventos Científicos con sus Listas de Participantes, pero principalmente a que este Archivo Estandarizado es compatible con el Sistema de Control de Eventos instalado en el Comité Científico Departamental correspondiente y para que los  datos de los Participantes a los Eventos Científicos sean registrados en el Sistema, es  NECESARIO que el Organizador del Evento Científico utilice este archivo para llenar su lista.

Al abrir el Archivo Estandarizado, se encontrará con el siguiente formato:

 

1. Sociedad/Institución Organizadora: El llenado de este campo no tiene restricciones, siempre y cuando el llenado se haga en el espacio correcto.

2. Nombre/Denominación del Evento: El llenado de este campo no tiene restricciones, siempre y cuando el llenado se haga en el espacio correcto.

3. Código del Evento: Este campo será llenado con el Código proporcionado por el Comité Científico correspondiente.

Debe tener especial cuidado de ingresar el Código tal cual le fue proporcionado.

4. Fecha del Evento: El campo será llenado por las siguientes reglas:

  • El formato de fechas es día/mes/año (dd/mm/aaaa). Ej: 2/08/2010
  • Los días consecutivos serán separados por un guión ““.
  • Días separados serán separados por comas “,”.
  • Para un Evento que cubra dos o más meses, cada mes será separado por punto y coma “;”.

Ejemplos:

Ejemplo 1:

Fecha del evento: Del 2 al 5 de agosto del 2010.

Texto a Ingresar: 25/08/2010

Ejemplo 2:

Fecha del evento: Lunes 2, miércoles 4 y viernes 6 de agosto del 2010

Texto a Ingresar: 2, 4, 6/08/2010

Ejemplo 3:

Fecha del evento: Del 30 de agosto al 3 de septiembre del 2010

Texto a Ingresar: 3031/08/2010; 13/09/2010

También se aceptaría: 30, 31/08/2010; 13/09/2010

Nota. El texto completo 3031/08/2010; 13/09/2010 deberá ser ingresado en el espacio de la fecha del Evento

5. Lista de Participantes: En esta sección se ingresarán los datos en el orden que indica la cabecera de la lista.

  • Número en la lista.
  • Código de Certificado.
  • Apellidos.
  • Nombres.
  • Título del participante (Dr., Ing., Est., Etc.).
  • Calidad de actuación (Expositor, Organizador, Participante, etc.)
  • Tema. En caso de que se trate de un Expositor, se ingresará en este campo el tema de exposición.
  • Calificación. Calificación obtenida en el evento.

Nota. La información para el llenado de las columnas CALIDAD DE ACTUACIÓN y CALIFICACIÓN está basada en los Estatutos y Reglamentos del Colegio Médico de Bolivia, página 158.

Nota. Se recomienda que se organice a los Participantes en orden de Calidad de Actuación, es decir, primero los Expositores, Organizadores, Participantes, etc.

Nota. La lista debe ser continua, sin espacios entre participantes para que el Sistema en el Comité Científico Departamental no tenga problemas al importar la lista de Participantes.

PROTECCIÓN DEL ARCHIVO ESTANDARIZADO

Una vez llena la lista en el Archivo Estandarizado, es necesario proteger los datos para que éstos no sean modificados por personas no autorizadas una vez entregada la lista de Participantes. Para proteger la información deberá seguir los siguientes pasos:

NOTA: El Archivo Estandarizado fue creado en Excel 2007 y los pasos que se describen a continuación son para equipos que cuentan con este paquete instalado.

1. Una vez que se cuente con la lista llena, ingresar a la pestaña “Revisar” y seleccionar la opción “Proteger

Hoja”.

 

2. En la ventana siguiente se deberá ingresar una contraseña para poder modificar los datos en caso de que sea necesario actualizar la lista; no es necesario realizar ningún cambio adicional.

Una vez registrada la contraseña, presionar el botón “Aceptar”, se nos pedirá que ingresemos la contraseña registrada en el paso anterior para asegurar que se haya escrito correctamente.

Como indica la ventana, no olvide guardar/anotar su contraseña en un lugar seguro en caso de que la olvide.

Con estos pasos el Archivo Estandarizado estará protegido contra modificaciones. En caso de que se quiera actualizar/modificar la información del Archivo, deberá seguir los siguientes pasos:

1. Si el archivo está protegido, al intentar modificar algún dato, se mostrará el siguiente error:

2. Para “desproteger” el Archivo y se pueda modificar los datos del mismo, se deberá ingresar a la opción “Revisar” y seleccionar el botón “Desproteger hoja”.

3. Al ingresar a la opción mencionada en el paso anterior, se le solicitará la contraseña que se le dio al Archivo Estandarizado cuando se lo protegió. Una vez ingresada la contraseña correcta, se podrá modificar los datos que se desee en el Archivo Estandarizado.

NOTA: No olvide PROTEGER NUEVAMENTE el Archivo Estandarizado para resguardar sus datos antes de mandarlos al Comité Científico Departamental Correspondiente.

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